회의 효율성을 높이는 실용적인 기법

회의. 회사 생활을 하면 늘 하는 따분한 일상 중 하나입니다. 경우에 따라서는 이 회의를 굉장히 재미있게 진행하는 회사들도 있습니다. 하지만 대부분은 그렇지 못하죠. 시간만 잡아먹는 비효율의 대명사가 될 것인지, 팀의 효율을 늘려주고 구성원들이 적극 목소리를 낼 수 있는 장이 될 것인지 결정하는 것은 결국 회의에 참여하는 참여자의 몫입니다. 이 글을 통해 불필요한 회의는 줄이고 회의 시간의 밀도만 높이더라도 전 만족합니다. 하나씩 시작해 보겠습니다.

 

 

효과적인 회의 준비

명확한 회의 목적과 의제 설정

 

회의의 목적과 의제를 명확히 설정하여 참석자들이 회의의 방향을 이해하고 준비할 수 있도록 합니다. 회의의 목적이 분명할 때 참석자들은 더 적극적으로 참여하고, 필요한 자료와 의견을 준비할 수 있습니다. 따라서 팀장이 하고 싶어서 하는 회의, 아무 의미 없이 월요일이니까 하는 회의는 의미가 없습니다.

적절한 참석자 선정과 역할 분담

 

필요한 참석자를 선정하고, 각자의 역할을 분담하여 회의의 효율성을 높입니다. 참석자들이 자신의 역할을 명확히 알고 있으면, 회의 진행이 더 원활해지고, 각자의 기여도가 높아집니다. 각자 팀의서의 R&R대로 회의에서도 비슷하게 역할 분담을 하면 부담이 줄 것입니다.

회의 자료 사전 공유 및 검토

 

회의 자료를 사전에 공유하고 검토할 시간을 제공하여, 회의 시간을 효율적으로 사용합니다. 사전에 자료를 검토하면, 회의 중에 더 깊이 있는 토론이 가능해지고, 의사결정 과정이 신속해집니다. 가이드라인을 빠르게 제작하여 팀원들에게 알리고 회의로부터 도출해야 하는 내용에 대해 전달한 이후 진행하는 회의는 결과물의 질을 바꿔줄 것입니다.

능률적인 회의 진행

시간 엄수와 의제 중심 진행

 

회의 시간을 엄수하고, 의제에 집중하여 회의를 진행합니다. 시간 관리는 회의의 효율성을 결정짓는 중요한 요소입니다. 의제 중심으로 진행하면, 목표 달성에 집중할 수 있습니다. 여기서 회의를 주도하는 리더는 내용이 삼천포로 빠지지 않도록 잘 잡아주는 역할을 해줘야 합니다. 우리는 사람이기에 집중력의 한계를 지니고 있습니다. 가장 집중을 잘 할 때 많은 아이디어를 뽑아내야 합니다.

적극적인 참여 독려와 토론 관리

 

참석자들의 적극적인 참여를 독려하고, 토론을 효율적으로 관리합니다. 참여를 독려하기 위해 질문을 던지거나, 의견을 요청하는 등의 방법을 사용할 수 있습니다. 팀 리더 입장에서는 평가할 때 이런 회의 참여도를 가지고 정성평가에 반영할 수 있습니다.

결과 기록 및 실행 방안 구체화

 

회의 결과를 기록하고, 실행 방안을 구체화하여 회의의 성과를 극대화합니다. 회의 후에는 결과를 모두에게 공유하고, 실행 계획을 세워 실제로 변화를 이끌어내야 합니다. 이런 점에서 회의록은 매우 중요하며, 아주 구체적으로 쓰여져야 합니다. 회의록 작성에 대한 리더의 피드백도 반드시 필요합니다. 이래야 구성원들이 회의록을 작성하는 스킬이 상승하기 때문입니다.

회의 참석자 관리 기법

개인 발언 시간 제한과 골고루 기회 제공

 

참석자 각자에게 발언 시간을 제한하고, 모두에게 골고루 기회를 제공합니다. 이는 모든 참석자가 의견을 공유할 수 있는 기회를 보장합니다. 좋은 아이디어가 있음에도 발언 기회를 얻지 못해 질문을 하지 못하는 경우가 있습니다. 회의를 진행하는 리더는 이를 생각해서 상대적으로 발언을 하지 않은 사람에게도 기회를 주어야 합니다.

산만한 논의 차단과 주제에서 벗어난 토론 제한

 

회의의 주제에서 벗어난 논의를 차단하여 회의의 목적에 집중합니다. 주제와 관련 없는 논의는 시간 낭비일 뿐만 아니라, 회의의 목표 달성을 방해할 수 있습니다.

참석자 간 상호작용과 협력 유도

 

참석자들 간의 상호작용과 협력을 유도하여 회의의 효율성을 높입니다. 팀워크와 협력은 회의의 성공적인 결과를 위해 필수적입니다.

회의 전후 업무 효율화

회의 전 사전 준비 및 과제 분배

 

회의 전에 사전 준비를 하고, 과제를 분배하여 회의의 효율성을 높입니다. 사전 준비는 회의의 목적과 의제를 명확히 하고, 필요한 자료를 준비하는 것을 포함합니다.

회의 후 실행 계획 수립과 진척 상황 관리

 

회의 후에는 실행 계획을 수립하고, 진척 상황을 관리하여 회의의 성과를 확보합니다. 실행 계획은 구체적이고 실현 가능해야 하며, 정기적으로 진척 상황을 검토해야 합니다.

지속적인 회의 방식 개선과 피드백

 

회의 방식을 지속적으로 개선하고, 참석자들로부터 피드백을 받아 회의의 효율성을 높입니다. 피드백은 회의의 질을 향상시키는 데 중요한 역할을 합니다.

온-오프라인 회의 진행 노하우

화상 회의 플랫폼 활용과 원활한 진행

 

화상 회의 플랫폼을 활용하여 온라인 회의를 원활하게 진행합니다. 화상 회의 플랫폼은 참석자들이 어디에 있든지 상관없이 효과적으로 소통할 수 있게 해줍니다.

혼합형 회의 진행을 위한 기술적 지원

 

온라인과 오프라인 참석자가 함께하는 혼합형 회의를 위해 기술적 지원을 제공합니다. 이는 모든 참석자가 동등한 참여 기회를 가질 수 있도록 합니다.

회의 효율성 제고를 위한 도구 및 기능 활용

 

회의 효율성을 제고하기 위해 다양한 도구와 기능을 적극적으로 활용합니다. 이는 회의의 질을 향상시키고, 참석자들의 참여를 증가시킵니다.

 

회의도 회의이지만, 정말 필요만 회의를 해야 합니다. 조직에 불필요한 회의가 많으면 구성원들의 효율성을 저해시키는 원인이 됩니다. 반드시 필요한 회의만 할 수 있도록 리더가 판단을 잘해야 합니다. 리더 입장에서도 판단이 잘 안될 때는 그냥 구성원들에게 물어보면 됩니다. 이건 자존심의 문제가 아닙니다. 팀의 업무 건강을 위한 문제입니다. 누가 물어보는 것보다 팀 전체 효율이 올라가고 이것이 팀원들과 만족도과 업무 성과로 이어지는 것이 중요하죠. 현명한 판단으로 더 좋은 성과 거두시길 바랍니다.