업무 생산성 늘리는 5가지 방법

업무 생산성을 높이는 것은 모든 직장인들의 꿈입니다. 같은 시간이라면 빨리 업무를 끝내는 것이 당연히 좋죠. 그렇지만 이를 방해하는 요소들이 너무나도 많습니다. 이런 와중에도 내가 통제할 수 있는 것들을 조금 더 신경 쓴다면 분명히 업무 생산성은 개선될 수 있는 여지가 많습니다. 하나씩 확인해 보도록 하겠습니다.

 

 

 

업무 환경 정리로 능률 UP

깨끗하고 정돈된 책상 유지하기

 

깨끗하고 정돈된 책상은 집중력을 높이고 업무 효율을 증가시킵니다. 필요한 물품만 책상 위에 두고, 나머지는 적절한 곳에 보관하세요. 너무 많은 잡동사니가 책상 위에 있다면 과감히 버리는 것도 추천합니다.

디지털 파일과 이메일 관리 정기화

 

디지털 환경 또한 정리가 필요합니다. 정기적으로 파일과 이메일을 정리하여 중요한 정보를 쉽게 찾을 수 있도록 하세요. 파일은 폴더별로 정리를 잘해두셔서 컴퓨터 바탕화면을 깨끗이 하시는 걸 추천합니다. 언제든 컴퓨터 바탕화면에는 내가 오늘 집중할 일들만 있는 것이 좋습니다. 이메일도 마찬가지입니다. 안 읽은 메일은 필요 없다면 모두 지우세요. 읽지 않은 메일을 많이 남기는 습관이 있다면 정말 중요한 메일은 놓치게 되는 경우도 있습니다.

불필요한 물품 정기적으로 정리하기

 

책상이나 사무실 내 불필요한 물품은 정기적으로 정리하여 깔끔한 업무 환경을 유지하세요. 이는 능률을 높이는 데 큰 도움이 됩니다. 과감히 버리셔도 업무에 큰 지장 없습니다. 오히려 불필요한 물품을 다 가지고 있는 상황이 업무에 더 지장을 초래하죠.

시간 관리로 여유 만들기

업무 우선순위 명확히 설정하기

 

업무의 우선순위를 명확히 설정하고 중요한 일부터 처리하세요. 이는 시간을 효율적으로 사용하는 데 중요합니다. 오늘 할 일이 명확히 정리되어 있다면 긴급하고 중요한 일부터 처리합시다.

일일/주간 계획 수립하고 실천하기

 

일일 및 주간 계획을 수립하고 이를 체계적으로 실천하세요. 계획을 세우는 것만큼 중요한 것은 그 계획을 따르는 것입니다. 특히, 내근과 외근을 모두 해야하는 업무라면 주간 단위의 계획은 매우 중요합니다. 

방해 요인 최소화하고 집중하기

 

업무에 집중하기 위해서는 방해 요인을 최소화해야 합니다. 필요하다면 방해가 되는 알림을 끄고, 집중할 수 있는 환경을 만드세요. 집중할 때는 휴대폰이 없는 환경이 좋지만, 그럴 수 없는 경우도 있습니다. 방해되는 알림이 많은 앱들은 모두 지우시는 것을 추천합니다.

건강한 생활습관 만들기

규칙적인 수면과 식습관 갖추기

 

충분한 수면과 건강한 식습관은 업무 효율을 높이는 데 필수적입니다. 규칙적인 생활 습관을 유지하세요. 규칙적인 생활 습관을 유지하기 위해서는 잦은 음주와 흡연은 방해가 됩니다.

 

스트레스 해소를 위한 취미활동

 

스트레스는 업무 효율을 떨어뜨릴 수 있습니다. 취미활동을 통해 스트레스를 해소하고 업무에 임하는 긍정적인 태도를 유지하세요. 취미활동은 신체와 마음을 이완하는 역할도 합니다. 보통 좋은 아이디어는 우리 몸이 이완되었을 때 나온다고 합니다. 

규칙적인 운동으로 에너지 충전

 

규칙적인 운동은 몸과 마음에 에너지를 충전해 줍니다. 일주일에 몇 번이라도 가벼운 운동을 하는 습관을 들이세요. 체력은 국력이기도 합니다. 기본적인 체력이 뒷받침되지 않으면 업무 효율성이라는 것도 없습니다.

업무 태도의 긍정적 변화

자기 동기부여와 성취감 느끼기

 

자신에게 긍정적인 피드백을 주고, 작은 성취에도 기뻐하며 동기부여를 유지하세요. 오늘의 할 일, 주간 할 일 등 이런 계획을 완수한 내용도 한눈에 볼 수 있도록 해주신다면 성취감을 느끼기 좋습니다.

실수를 두려워하지 않고 도전하기

 

실수는 성장의 기회입니다. 실패를 두려워하지 말고 새로운 도전을 통해 배우고 성장하세요. 작은 실수를 해봐야 큰 실수를 하지 않습니다. 만약, 신입사원이라면 업무 이후 선배로부터 피드백받는 것도 잊지 마세요.

동료와의 원활한 소통과 협업

 

팀워크는 업무 효율을 높이는 중요한 요소입니다. 동료들과 원활하게 소통하고 협업하는 습관을 들이세요. 다른 동료들의 좋은 의견도 받아들이고 내 업무에 반영하는 습관을 기르세요.

생산성 향상을 위한 디지털 도구 활용

업무 관리 앱과 생산성 도구 활용

 

다양한 업무 관리 앱과 생산성 도구를 활용하여 업무를 더욱 효율적으로 관리하세요. 최근엔 이런 툴이 너무나도 많습니다. 회사 환경이 보안 때문에 외부 프로그램을 사용 못하는 경우들도 있습니다. 이런 경우는 사내에서 사용할 수 있는 업무 관리 툴이 있을 겁니다.

화상회의와 원격 업무 활용하기

 

원격 업무와 화상회의 도구를 적극적으로 활용하여 시간과 장소의 제약 없이 업무를 수행하세요. 이런 경우는 팀이 광역을 담당하는 경우 효과적일 것입니다. 회의 때문에 팀원 전체가 다 한 장소로 모였다가 각자 자기 위치로 돌아가는 것도 비효율의 일부라고 할 수 있습니다.

자동화와 효율화 기능 적극 활용

 

반복적인 업무는 자동화 도구를 활용하여 시간을 절약하고, 업무 효율을 높이세요. 엑셀만 잘 이용해도 충분히 자동화 도구를 만들 수 있습니다. 로데이터를 붙이기만 해도 업무에 필요한 각종 수치나 통계를 한눈에 볼 수 있도록 만들어 놓는다면 팀 원 간의 소통도 훨씬 더 편할 것입니다.

 

오늘은 업무 생산성을 늘리는 방법에 대해 알아보았습니다. 사실 이 부분은 모든 회사와 회사원의 숙제이기도 합니다. 각자가 처한 환경과 인적 구성이 모두 다르기 때문에 정답이란 것도 없습니다. 그러나 효율성을 높이기 위한 시도는 끊임없이 필요합니다. 간단한 대처가 구성원들의 업무 효율을 드라마틱하게 개선하는 경우들도 있기 때문입니다. 오늘 글이 도움이 되신다면 좋겠습니다. 긴 글 읽어주셔서 감사합니다.