일정 관리 5가지만 체크해보세요

일정 관리로 스트레스를 받는 경우가 종종 옵니다. 할 일은 많은데 나에 대한 요구사항은 늘 많습니다. 일상이 이렇게 숨 쉴 틈도 없다면 매우 괴로울 것입니다. 그래서 일정 관리는 개인의 생산성과 효율성, 더 나아가 삶의 질을 높이는 데 있어 필수적인 요소입니다. 이 글에서는 다양한 방법을 통해 어떻게 하면 더 효율적으로 일정을 관리할 수 있는지 알아보겠습니다. 

 

일정 관리 체계적으로 하기

일일/주간/월간 단위로 업무 계획 수립

 

특정 업무들은 데드라인과 함께 나에게 옵니다. 그 사이에 내부 회의, 파트너와의 미팅 등 정기적 혹은 비정기적인 일정들도 많죠. 일정 관리의 첫걸음은 단기, 중기, 장기 목표를 설정하고 이를 일일, 주간, 월간 단위로 나누어 계획하는 것입니다. 이를 통해 업무의 우선순위를 명확히 하고, 시간을 효율적으로 배분할 수 있습니다.

우선순위와 기한 설정으로 업무 관리

 

각 업무에 우선순위를 매기고, 명확한 기한을 설정함으로써 업무의 중요도와 시급성을 파악할 수 있습니다. 이는 업무를 체계적으로 관리하고, 마감 기한을 준수하는 데 도움이 됩니다. 직급이 낮을수록 업무가 여기저기서 날아오는데 모두 다 급하다고 합니다. 이럴 때는 가장 상급자가 시킨 일을 이야기하면서 다른 사람들이 준 업무의 데드라인을 좀 더 미루는 것도 방법입니다. 이런 시기는 적응기간이 지나가면 금방 끝납니다. 끝난다긴보단 내가 익숙해져서 자동으로 반응하고 업무처리까지 다 끝나는 거죠.

여유 시간 확보와 휴식 계획 포함

 

업무 계획 시 여유 시간을 확보하고, 정기적인 휴식 시간을 포함시키는 것이 중요합니다. 이는 장시간 업무에 따른 피로를 방지하고, 집중력을 유지하는 데 도움이 됩니다. 특히, 비흡연자 분들이 더 신경을 잘 써야 합니다. 흡연자들은 수시로 리프레시를 잘하고 오기 때문에 상관이 없는데, 비흡연자 분들은 쉬지 않고 계속 일하다 탈이 나는 경우가 있습니다. 1시간에 5~10분 정도는 잠시 걷고 오는 것도 필요합니다.

디지털 도구로 일정 관리 간소화하기

구글 캘린더, 마이크로소프트 아웃룩 등 활용

 

구글 캘린더나 마이크로소프트 아웃룩과 같은 디지털 도구를 활용하면 일정을 쉽게 관리하고, 중요한 약속이나 미팅을 놓치지 않을 수 있습니다. 도구는 엄청나게 많습니다. 자신에게 가장 편한 것으로 사용하시면 됩니다. 최근에는 노션 사용하시는 분들도 많습니다. 최근에는 정보보안 이슈로 회사나 팀 전체가 공동 사용하고 있는 툴을 자체적으로 가지고 있습니다. 이와는 별도로 개인 업무까지 포함된 툴을 하나 더 활용하시는 것을 추천합니다.

알림 기능으로 중요 일정 체크

 

디지털 도구의 알림 기능을 활용하면 중요한 일정을 미리 알림 받을 수 있어, 준비에 충분한 시간을 가질 수 있습니다. 사람 일은 모르는 거라 중요한 일은 여러 번 알람을 설정해 두시는 것을 추천합니다.

모바일 앱을 통한 실시간 일정 관리

 

스마트폰에 설치할 수 있는 다양한 모바일 앱을 통해 언제 어디서나 실시간으로 일정을 관리할 수 있습니다. 이는 바쁜 일상 속에서도 일정을 체계적으로 관리하는 데 큰 도움이 됩니다. 최근엔 대부분의 툴들이 모바일과 연결이 되어 있습니다. 매우 편한 시대에 살고 있습니다.

일상의 시간 낭비 줄이기

멀티태스킹 피하고 단일 작업에 집중

 

멀티태스킹은 생각보다 효율을 떨어뜨릴 수 있습니다. 한 번에 하나의 작업에 집중하는 것이 더 높은 생산성을 이끌어낼 수 있습니다. 몰입의 중요성에 대해 많은 성공한 분들이 이야기합니다. 서두르지 말고 한 번에 하나씩 하시면 됩니다.

불필요한 회의 및 미팅 줄이기

 

이건 본인의 의지가 반영이 안 될 수도 있는 부분입니다. 사내 문화가 리더의 특성에 달려있죠. 회의나 미팅은 필요한 경우에만 진행하고, 가능한 짧고 명료하게 진행하는 것이 시간을 절약하는 데 도움이 됩니다. 전사적으로는 분명 이런 낭비들을 줄이라고 할 겁니다. 그러나 팀 리더가 회의 중독자라면 대화가 된다는 가정하에서는 조심스레 회의 시간 줄이는 것은 건의해 보십시오. 만약, 대화가 안 되는 상황이라면 최악의 상황이네요.

SNS와 메신저 사용 시간 관리

 

SNS나 메신저 사용으로 인한 시간 낭비를 줄이기 위해, 일정 시간 동안만 사용하거나 특정 시간에만 확인하는 등의 규칙을 설정하는 것이 좋습니다. 이건 당연한 거라 생각하고요. 자신을 위해서라도 업무시간에는 안 하시는 게 맞습니다. 사내 메신저도 필요할 때만 켜는 것이 좋습니다. 사내 메신저를 켜두면 개인적인 용무로도 채팅을 하는 사람들이 있습니다. 이는 업무 집중을 방해합니다. 결국, 이러면 앉아있는 시간만 길어지는 것입니다.

집중력 높이는 작업 환경 만들기

깨끗하고 쾌적한 업무 공간 유지

 

너무 중요한 점이라고 생각합니다. 오죽하면 청소력이라는 책이 있을까요. 깨끗하고 정돈된 업무 공간은 집중력을 높이고, 업무 효율을 증가시킵니다. 저도 회사 생활을 하며 수 백 명의 책상은 본 것 같습니다. 일을 잘하고 못하고를 떠나서 협업 때문에 어떤 사람을 찾아갔을 때, 책상과 책상 주변이 깨끗하면 당연히 이 사람에게 신뢰가 더 갈 수밖에 없습니다. 엉망진창이면 안스럽기도 하고 협업이 잘 될까란 생각도 들 수 밖에 없습니다.

방해 요소를 최소화하고 조용한 분위기 조성

 

업무에 집중할 수 있는 조용하고 평온한 환경을 만드는 것이 중요합니다. 필요한 경우, 방해가 되는 요소들을 제거하거나 최소화해야 합니다. 대신 본인이 어쩔 수 없는 것에 너무 스트레스를 받으시면 안 됩니다. 내가 바꿀 수 있는 요소만 신경 쓰시면 됩니다.

음악 청취, 휴식 타임 등으로 리프레시

 

적절한 음악 청취나 짧은 휴식 시간을 가지는 것은 업무 중 재충전을 할 수 있는 좋은 방법입니다. 각자마다 스타일이 다를 테니 이건 알아서 하시면 되겠습니다. 잠시라도 티타임을 하시거나 몸을 움직이는 것은 좋은 습관입니다.

마음가짐과 습관으로 생산성 높이기

긍정적인 마음가짐과 자기 동기부여

 

긍정적인 태도와 자기 자신을 동기부여하는 것은 업무의 효율성과 생산성을 높이는 데 큰 역할을 합니다. 이를 위해서는 나에게 필요한 좋은 문구와 원칙을 책상 주변에 설치해 놓는 것도 좋은 방법입니다.

규칙적인 수면과 건강한 생활 습관

 

충분한 수면과 건강한 생활 습관은 업무 능력을 최대한 발휘하는 데 필수적입니다. 운동 꾸준히 하는 것이 도움이 됩니다. 당연히 잦은 술은 엄청나게 방해가 됩니다. 주말에도 규칙적인 생활을 하시는 것을 추천합니다. 주말에 무조건 쉬는 것이 아니라 그 소중한 시간을 활용하여 자기 계발, 취미에 활용하시는 것을 추천합니다.

정기적인 피드백과 자기 성찰

 

이 부분은 스트레스를 받으면 고민할 부분은 아닙니다. 조금 더 내가 편하게 일할 수 있는 방법을 고민해 보는 것. 내가 세운 계획대로 잘했는지 살펴보는 것입니다. 자기가 발전하는 모습을 관찰하고 기록하다 보면 점점 이 사이클이 빨라집니다. 계획도 나의 적정 페이스가 어떤 것인지 알게 해 줍니다. 남의 속도에 맞추는 것이 아니라 내가 지치지 않고 계속 갈 수 있는 속도를 찾는 것이 중요합니다.

 

오늘은 일정 관리를 위해 중요한 5가지에 대해 알아보았습니다. 사실, 마음먹으면 오늘 내용 대부분 금방 다 실행하실 수 있습니다. 읽고 말아 버린다면 0이지만, 실행하신다면 굉장히 큰 변화가 일어날 사항들입니다. 이렇게 제가 적어도 실행하는 분들은 10%가 채 안될 것입니다. 일정관리는 나를 위해 필요한 것입니다. 다들 업무에 파묻혀 지내는데 어떤 사람만 제시간에 업무를 마무리하고 취미 생활이나 운동을 하러 갈 수 있는 루틴은 일정 관리 스킬에서 비롯됩니다. 단지 실행하느냐 마느냐의 차이입니다.

 

긴 글 읽어주셔서 감사드리고 오늘도 좋은 하루 보내세요.